Akt zgonu – co to jest, jak wygląda, jak uzyskać, kto wydaje, do czego jest potrzebny?

Czym jest akt zgonu?

Akt zgonu to dokument (rodzaj aktu stanu cywilnego) wydawany przez kierownika urzędu stanu cywilnego. Zawiera on najważniejsze informacje dotyczące osoby zmarłej. Do 2015 r. akty zgonu stanowiły część rejestru publicznoprawnego – księgi stanu cywilnego. Począwszy od tej daty stanowią część rejestru stanu cywilnego.

Wyróżnia się dwa rodzaje odpisów aktu zgonu – skrócony oraz zupełny. Odpis zupełny aktu zgonu zawiera więcej informacji niż skrócony, w tym również wszelkie zmiany treści dokumentu. Na potrzeby czynności podejmowanych za granicą można ubiegać się także o odpis skrócony wielojęzyczny. Nie trzeba go już tłumaczyć i legalizować, ale wywiera skutek prawny wyłącznie w określonych państwach (aktualnie jest ich ponad 20, w tym Niemcy, Francja, Włochy, Hiszpania i Luksemburg).

Jak prawidłowo zgłosić zgon?

Akt zgonu jest sporządzany dopiero po zgłoszeniu śmierci osoby fizycznej na podstawie karty zgonu i protokołu zgłoszenia zgonu. Zgłoszenia zgonu może dokonać zarówno współmałżonek osoby zmarłej, jak i inni członkowie rodziny, a także pełnomocnik każdej z tych osób. Zgłoszenia dokonuje się w terminie 3 dni od dnia sporządzenia karty zgonu. Jeżeli śmierć nastąpiła w wyniku choroby zakaźnej, termin na zgłoszenie wynosi zaledwie 24 godziny.

Do zgłoszenia zgonu należy przygotować następujące dokumenty:

• kartę zgonu wystawioną przez lekarza, który stwierdził zgon;
• dowód osobisty zmarłej osoby, który jest zwracany w USC;
• dowód osobisty lub paszport osoby zgłaszającej w celu potwierdzenia jej tożsamości;
• paszport w przypadku zgonu cudzoziemca.

Zgon rejestrowany jest w dniu zgłoszenia. Kierownik urzędu stanu cywilnego wyda osobie zgłaszającej bezpłatnie jeden egzemplarz dokumentu (w wersji skróconej). Jeżeli rejestracja zgonu w danym dniu nie jest możliwa, np. ze względu na awarię systemu teleinformatycznego, adnotacja o zgłoszeniu zgonu jest czyniona bezpośrednio na dokumencie, a czynność jest dokonywana w najbliższym możliwym terminie. Taka adnotacja jest wystarczająca, aby przeprowadzić czynności niezbędne dla pochówku.

Jako ciekawostkę warto wskazać, że zgłoszenie zgonu powoduje automatyczne wymeldowanie osoby zmarłej z jej ostatniego miejsca czasowego lub stałego pobytu. Jej dowód osobisty zostanie unieważniony.

Jak wygląda akt zgonu?

Akt zgonu ma strukturę bardzo podobną do pozostałych aktów stanu cywilnego. Jego treść została określona w art. 95 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego. Obejmuje ona:

• nazwisko, nazwisko rodowe, imię i miejsce urodzenia osoby zmarłej;
• stan cywilny;
• nazwisko, nazwisko rodowe, imię (imiona) małżonka osoby zmarłej, jeżeli w chwili śmierci pozostawała ona w związku małżeńskim;
• datę, godzinę oraz miejsce zgonu albo jeżeli nie są znane – datę, godzinę oraz miejsce znalezienia zwłok;
• nazwiska, nazwiska rodowe, imiona rodziców osoby zmarłej;
• nazwisko i imię lub nazwę zgłaszającego zgon;
• nazwisko i imię biegłego lub tłumacza, jeżeli brał udział w czynności.

W przypadku osoby o nieustalonej tożsamości akt zgonu sporządza się w sposób opisowy. W dokumencie wskazywana jest płeć oraz przypuszczalny wiek, opis zewnętrznego wyglądu zwłok oraz odzieży i przedmiotów, które zmarły miał przy sobie.

Kto wydaje akt zgonu?

Akt zgonu wydaje kierownik Urzędu Stanu Cywilnego właściwego miejscowo dla miejsca zgonu. Jeśli śmierć osoby fizycznej miała miejsce w Łodzi, dokument zostanie wystawiony w łódzkim USC. Odbiór dokumentu jest możliwy osobiście, a także listownie. W tym drugim przypadku kierownik USC przesyła akt zgonu na podany przez osobę zgłaszającą adres.

Jak uzyskać akt zgonu, jeśli został on już sporządzony?

Odpis aktu zgonu może uzyskać małżonek, wstępni (rodzice lub dziadkowie), zstępni (dzieci lub wnuki) i rodzeństwo. W przypadku osób spoza rodziny do wniosku o wydanie aktu stanu cywilnego niezbędne będzie załączenie pisma, z którego treści wynika interes prawny w zapoznaniu się z treścią dokumentu. Odpis można otrzymać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Aby uzyskać akt zgonu należy przygotować następujące dane dotyczące osoby zmarłej:

• imię i nazwisko;
• miejsce i data urodzenia;
• miejsce i data zgonu.

Dlaczego potrzebny jest akt zgonu?

Akt stanu cywilnego potwierdzający zgon jest niezbędny w wielu miejscach w celu załatwienia formalności związanych ze śmiercią najbliższej osoby.

Przede wszystkim akt jest wymagany do organizacji pochówku, ponieważ należy okazać go administracji cmentarza. W sprawach związanych z zatrudnieniem trzeba go przedłożyć w zakładzie pracy (swoim lub osoby zmarłej), aby otrzymać:

• urlop okolicznościowy;
• odprawę.

Akt zgonu należy okazać w ZUS w celu przyznania przez organ ewentualnej renty, a także w sądzie lub u notariusza na potrzeby postępowania spadkowego lub sporządzenia notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia. Wreszcie po akt stanu cywilnego potwierdzający zgon należy sięgnąć w celu rozwiązania umów zawartych przez osobę zmarłą (np. umowy ubezpieczenia mieszkania czy umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych).

Z reguły do załatwienia wszystkich wymienionych formalności wystarczający będzie odpis skrócony aktu zgonu.

Ile kosztują odpisy aktu zgonu?

Sama usługa odebrania oświadczenia o zgonie jest bezpłatna, podobnie jak pierwszy odpis aktu zgonu. Za wydanie dodatkowych (ponad pierwszy) egzemplarzy dokumentu należy uiścić opłatę skarbową, która wynosi:

• 22 zł za skrócony akt stanu cywilnego (w tym także odpis wielojęzyczny);
• 33 zł za zupełny akt zgonu.

Jeżeli zgłaszający korzysta z usług pełnomocnika, za udzielenie pełnomocnictwa należy dodatkowo odprowadzić opłatę 17 zł na rachunek właściwego urzędu miasta. Opłata od pełnomocnictwa nie jest potrzebna, jeżeli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny.

Płatności za wydanie aktu zgonu można dokonać na dwa sposoby – online poprzez serwis bankowy (wtedy opłata jest powiększana o 59 groszy tytułem prowizji dla operatora płatności) albo klasycznym przelewem bankowym lub pocztowym. W obu przypadkach potwierdzenie uiszczenia opłaty należy załączyć do wniosku.

Czy zawsze trzeba zapłacić opłatę skarbową za wydanie aktu zgonu?

Ustawa o opłacie skarbowej przewiduje szereg sytuacji, kiedy uiszczanie opłaty skarbowej nie będzie konieczne. Dotyczy to m.in. przypadków, kiedy akt zgonu jest niezbędny dla celów uzyskania świadczenia z ZUS, w sprawach alimentacyjnych czy związanych z opieką, kuratelą lub adopcją.

Procedura uzyskania aktu zgonu z USC nie jest przesadnie skomplikowana. Należy jednak pamiętać, aby przestrzegać ustawowego terminu 3 dni (lub 24 godzin). W przeciwnym razie, zgodnie z art. 146 kodeksu wykroczeń, należy liczyć się z możliwością nałożenia na zgłaszającego kary grzywny do 250 zł albo karą nagany.